Barrierefreie Dokumente
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Barrierefreie Dokumente: Was, warum, wann?
Ein kurzer Überblick.
Der 28. Juni 2025 ist Stichtag: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt nicht nur wie bisher für Behörden und öffentliche Institutionen, sondern auch für die Privatwirtschaft. Zunächst für den E-Commerce und in den folgenden Jahren für den Rest. Einzige Ausnahme: Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern und zwei Millionen Euro Umsatz.
Ziel des Gesetzes ist es, blinden und sehbehinderten Menschen die Teilhabe an der Gesellschaft uneingeschränkt zu ermöglichen. Natürlich beinhaltet das auch kommerzielle Aktivitäten. Das erfordert die Bereitstellung von Dokumenten in Formaten, die diesen Menschen zugänglich sind – etwa mithilfe von Screenreadern.
Das Problem: Nicht jedes Dokument kann von Screenreadern sinnvoll aus- und vorgelesen werden. Damit das funktioniert, müssen zum Beispiel Überschriften sinnvoll strukturiert und getaggt sein, sinntragende Bilder und Grafiken mit Alternativtexten versehen und nicht sinntragende Elemente als dekorativ deklariert werden. Das primäre Ziel ist zwar die Lesbarkeit durch Screenreader, aber auch die Lesbarkeit für Leute, die zwar nicht blind, aber sehbehindert sind, muss gewährleistet werden. Kontraste sollten deutlich und Fonts gut lesbar sein.
Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht mühsam in die Materie einarbeiten. Denn unser Übersetzungsbüro kennt die Vorgaben und setzt diese gern für Sie um.
Was kostet die Erstellung
eines barrierefreien Dokumentes?
70 Euro pro Stunde.*
Der Preis für die Erstellung einer barrierefreihen PDF hängt vom nötigen Arbeitsaufwand ab. Der variiert mit Komplexität, Qualität, Umfang der Originaldatei. Darüber hinaus spielt es eine Rolle, wieviele Metainformationen – zum Beispiel bei Bildmaterial – hinzugefügt werden müssen. Außerdem ist es meist aufwendiger, Formularfelder und Tabellen barrierefrei zu gestalten, als etwa die Überschriftenstruktur eines Dokuments anzupassen. Da die Arbeit sowohl grafisches als auch textliches Verständnis und Können erfordert, dürfen nur erfahrene und entsprechend geschulte Experten diese Projekte bearbeiten.
*Alle Preise zzgl. MwSt.
Warum barrierefreie Dokumente wichtig sind
Für Menschen mit einer Sehbehinderung. Für die Gesellschaft. Für Unternehmen.
Laut offiziellen Angaben leben mindestens 500 Tausend blinde und sehbehinderte Menschen in Deutschland. Allerdings sind die Kriterien für eine Sehbehinderung hierzulande besonders streng. Gleicht man die Bevölkerungsdaten mit den europäischen Daten ab, sind über eine Millionen sehbehinderte Menschen in Deutschland wahrscheinlich. Tendenz steigend.
Was viele nicht bedenken: Die Mehrheit der Betroffenen wird nicht mit einer Sehbehinderung geboren. Vor allem bei Menschen über 65 verschlechtert sich das Sehvermögen oft so sehr, dass eine Brille das nicht mehr ausgleichen kann. Das stellt nicht nur die Betroffenen vor neue Herausforderungen, sondern auch die Gesellschaft und Unternehmen. Einerseits altert die Bevölkerung zunehmend. Damit steigt auch der Bevölkerungsanteil mit einer Sehbehinderung. Anderseits steigt auch das Renteneintrittsalter und damit der Anteil der Angestellten mit einer Sehbehinderung.
Daraus ergeben sich drei Gründe, warum Unternehmen ihre Kommunikation und Dokumente barrierefrei zur Verfügung stellen sollten.
- Inklusion: Blinden und sehbehinderten Menschen soll die gesellschaftliche Teilhabe erleichtert werden, indem unnötige Barrieren abgebaut werden.
- Recht: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt vorerst für öffentliche Institutionen und ab 2025 für den E-Commerce. Dessen Geltungsbereich soll aber nach und nach ausgeweitet werden. Wer sich frühzeitig mit den Vorgaben beschäftigt und deren Einhaltung sicherstellt, ist rechtlich zukunftssicher.
- Wirtschaftlichkeit: In vielen Unternehmen ist es nicht damit getan, ein paar Vorlagen zu verteilen. Eine Umstellung auf Barrierefreiheit erfordert mitunter auch die Anpassung von Prozessen, Mitarbeiterschulungen usw. Wer früh umstellt, vermeidet Chaos und mangelnde Compliance. Oft ist es auch schlicht lukrativer, Vorreiter zu sein als Spätzünder. Man bleibt für Talente attraktiv und bietet seinen Mitarbeitern ein sicheres Arbeitsumfeld, auch wenn die körperlichen Fähigkeiten sich mit dem Alter wandeln. Und natürlich erhöht die barrierefreie Gestaltung aller für den Kommerz relevanten Dokumente die Marktreichweite.
Sind Ihre Dokumente barrierefrei?
PAC 2021 überprüft Ihre PDF.
Die PDF/UA Foundation hat sich der Förderung der Barrierefreiheit im Internet verschrieben. Mit ihrer kostenlosen Software PAC 2021 lässt sich nach zwei unterschiedlichen internationalen Standards überprüfen, ob eine PDF barrierefrei ist: PDF/UA und WCAG.
Das Programm bietet nicht nur eine hilfreiche Übersicht, die die Art und den Umfang der Probleme mit einer PDF darstellt, sondern auch verschiedene Detailansichten, die ein effizientes Troubleshooting ermöglichen. Der logische Aufbau des Dokuments lässt sich ebenso auf einen Blick erfassen wie die Kriterien der Barrierefreiheit, die bereits erfüllt sind oder eben nicht.
Zwar erlauben auch die Microsoft-Office-Programme (siehe unten) eine Überprüfung von PDFs auf Barrierefreiheit, aber nicht immer liefert deren Analyse die selben Ergebnisse. Ein Nachteil von PAC und ähnlicher Software: Die Tools zeigen auch Fehler an, die in der Praxis die Barrierefreiheit der Dokumente nicht wirklich einschränken. Es bedarf Erfahrung, die wichtigen von den nicht relevanten Fehlermeldungen zu unterscheiden. Hinzu kommt: Viele semantische und grafische Aspekte der Barrierefreiheit können derzeit überhaupt nicht von diesen Programmen überprüft werden.
Kurzum: Manche Probleme werden nicht angezeigt und manche Probleme, die es anzeigt, sind keine. Darum empfehlen wir, PAC 2021 nur ergänzend einzusetzen. Eine Prüfung durch Adobe Acrobat Pro ist oft realistischer, aber auch nicht perfekt. Eine menschliche Evaluation der Fehlermeldungen ist auch dort unerlässlich. Diese übernehmen unsere speziell geschulten Mitarbeiter gern.
Ein Problem mit barrierefreien Dokumenten
Die Zielgruppen sind nicht homogen.
Eine vollständige Barrierefreiheit aller Dokumente für alle Menschen ist leider selten realisierbar. Nicht weil es an Umsetzungswillen mangelt, sondern weil es in der Praxis unmöglich ist. Das weiß auch der Gesetzgeber. So legt bereits der Name „Barrierefreiheitsstärkungsgesetz“ nahe, dass es um die Stärkung der Barrierefreiheit geht, nicht um eine vollständige Realisierung derselben. Aber warum? Was ist das Problem? Die kurze Antwort: Die Menschen, um die es geht, sind keine homogene Gruppe.
Um Dokumente für blinde Menschen barrierefrei zu machen, müssen die Dokumente vor allem von Screenreadern lesbar sein. Menschen mit einer Sehbehinderung hingegen ist damit wenig geholfen, da sie in der Regel keine Screenreader benutzen. Für Farbenblinde wäre es zum Beispiel wichtiger, auf ausreichend Kontrast zu achten und sicherzustellen, dass alles, was farblich kommuniziert wird, auch auf anderem Wege kommuniziert wird – etwa durch Fettdruck.
Menschen mit einer Leseschwäche oder nicht-muttersprachliche Leser hingegen profitieren eher von einfachen Ausdrucksweisen, kürzeren, wenig verschachtelten Sätzen usw. Stichwort: Leichte Sprache.
Allen Anforderungen diverser Zielgruppen zugleich gerecht zu werden, ist meist nicht möglich. In der Praxis geht es bei der Rede von Barrierefreiheit daher oft spezifisch um Dokumente, die für Screenreader geeignet sind. Entsprechend überprüfen PAC 2021 und ähnliche Testprogramme fast ausschließlich Faktoren, die die Lesbarkeit durch Screenreader beeinflussen. Dennoch dürfen Menschen mit verschiedenen Sehbehinderungen oder Lese- und Lernbehinderungen nicht einfach ignoriert werden. Oft lässt sich die Barrierefreiheit auch für diese Gruppen mit wenigen Klicks deutlich verbessern, wenn auch nicht vollständig etablieren. Es lohnt sich, die Dokumente zu sichten, um dann zu überlegen, was innerhalb der Projektparameter machbar ist.
Barrierefreiheit in Microsoft Office
Mit dem Business-Standard zum Standard für alle.
Excel, PowerPoint und Word erlauben allesamt die Prüfung von Dateien auf Barrierefreiheit. Auch wenn das Zieldokument eine PDF sein sollte, lohnt es sich, bereits während der Arbeit in der Originaldatei zu überprüfen, ob sie barrierefrei ist. Fehler lassen sich dort schneller beheben als später in einem PDF-Programm wie Adobe Acrobat. Die Funktion finden Sie jeweils im Reiter „Überprüfen“:
Wichtig: Besteht ein Dokument diese Tests, ist damit noch keine Erfüllung aller EU-Kriterien für die Barrierefreiheit garantiert. Selbst die aktuellste Software überprüft nur einen Teil der Kriterien, wie sie etwa von der DIN ISO 14289 in Kombination mit der ISO 32000 vorgeben werden. Immerhin: so lassen sich viele technisch bedingte Verstöße identifizieren und vermeiden, sodass sich ein menschlicher Prüfer später auf technische Probleme, die sich in MS Office nicht direkt lösen lassen, sowie auf grafische und semantische Probleme konzentrieren kann.
Unser Service: Ein Beitrag zur Barrierefreiheit
Von der Ausgangsdatei zum barrierefreien Dokument.
Sie benötigen eine barrierefreie Version Ihrer Dokumente? Dann empfehlen wir, uns sowohl die jetzige PDF-Version als auch die Ausgangsdatei zu schicken.
Der Grund: In der Regel ist es am effizientesten, erste Anpassungen im Originaldokument vorzunehmen. Das geht deutlich schneller als etwa in Adobe Acrobat mühselig neue Dokumentstrukturen und -tags einzurichten. Allerdings kommen Word & Co recht schnell an ihre Grenzen. Word kann zum Beispiel nur einfache Tabellen korrekt barrierefrei erstellen. Bei komplexeren Tabellen kommt man an einer Überarbeitung in Adobe Acrobat Pro selten herum. Ähnliches gilt für Schaltflächen und Formulare.
Immerhin: So sparen wir Zeit und Kosten. Nur die kniffeligen Probleme, die sich nicht im Ausgangsformat lösen lassen, beheben wir in Acrobat.
Unsere Kernkompetenz als Übersetzungsbüro ist sicherlich das Übersetzen. Als Full-Service-Agentur bieten wir aber darüber hinaus viele angrenzende Dienstleistungen, etwa Layout-Arbeiten, Untertitelungen und eben auch die Erstellung barrierefreier Dokumente.
Unser Ziel ist es, Ihr Leben so einfach wie möglich zu machen. Sie haben eine Broschüre, die übersetzt werden soll? Dann liefern wir eben nicht nur den übersetzten Text, sondern die fertig übersetzte Broschüre inklusiver aller grafischen Anpassungen. So sparen Sie sich mühsames Hin und Her zwischen verschiedenen Abteilungen oder Lieferanten.
Gern sichten wir Ihre Dokumente, beraten Sie und machen Ihnen ein Angebot. Sagt Ihnen dieses zu, machen wir uns umgehend an die Arbeit.
Schulungen zur Barrierefreiheit
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Wunderbar! Unsere Projektmanager beraten Sie gern.